Eine Anfrage kommt über das Kontaktformular, und dann geht es los: Kunde in die Liste tippen, Kollegen informieren, Termin eintragen, Bestätigung schicken. Automatisierungs-Werkzeuge erledigen das von allein. Die drei bekanntesten heißen Zapier, Make und n8n. Sie können ähnlich viel, rechnen aber völlig unterschiedlich ab und speichern deine Daten an sehr unterschiedlichen Orten. Hier steht, was sie in Euro kosten und welches zu deinem Betrieb passt.
Alle drei Werkzeuge verbinden Programme, die sonst nichts voneinander wissen: dein Kontaktformular mit deiner Kundenliste, dein Postfach mit deiner Buchhaltung, deinen Kalender mit deinem Team. Was so eine Verbindung von allein erledigt, heißt bei Zapier „Zap“, bei Make „Szenario“ und bei n8n „Workflow“. Welches Werkzeug zu dir passt, entscheiden vor allem zwei Fragen. Erstens: Wie viele Schritte hat dein Ablauf, und wie oft läuft er im Monat? Davon hängt ab, was du bezahlst. Zweitens: Wo dürfen die Daten liegen, die durch den Ablauf fließen? Davon hängt ab, was die DSGVO von dir verlangt. Kurz gesagt: Zapier ist am leichtesten zu bedienen, Make ist im Einstieg am günstigsten, n8n rechnet bei langen Abläufen am vorhersehbarsten und lässt sich sogar auf einem eigenen Server betreiben. Alle Preise in diesem Ratgeber haben wir am 10. November 2026 auf den Seiten der Anbieter geprüft.
Zapier zählt Aufgaben. Laut Zapier-Hilfe ist eine Aufgabe (Task) „jede erfolgreiche Aktion“, die in Zapier läuft. Der Auslöser selbst, also etwa „neue Formular-Anfrage“, kostet nichts, ebenso Filter und Verzweigungen. Jeder Schritt danach zählt: Kunde anlegen ist eine Aufgabe, Mail an das Team die zweite, Zeile in der Tabelle die dritte. Ein Ablauf mit drei Aktionen, der 300 Mal im Monat läuft, verbraucht also 900 Aufgaben. Für die neuen „Next Gen Zaps“ gilt ab dem 1. Dezember 2026 zusätzlich: Jeder abgeschlossene Durchlauf kostet mindestens eine Aufgabe. Der Gratis-Tarif bietet 100 Aufgaben im Monat, aber nur Abläufe mit zwei Schritten und eine Abfrage alle 15 Minuten. Make zählt Credits. Die meisten Aktionen verbrauchen laut Make einen Credit, und anders als bei Zapier zählt in der Regel auch das Modul, das den Ablauf startet. Gratis gibt es 1.000 Credits im Monat, ebenfalls mit mindestens 15 Minuten zwischen zwei Läufen. In den bezahlten Tarifen sinkt der Abstand auf eine Minute.
n8n zählt Ausführungen. n8n schreibt dazu auf seiner Preisseite: „Eine Ausführung ist ein einzelner Durchlauf deines gesamten Workflows.“ Wie viele Schritte der Ablauf hat und wie viele Daten er bewegt, spielt keine Rolle. Ein Ablauf mit drei Schritten kostet genauso viel wie einer mit dreißig. Das macht die Kosten bei langen Abläufen gut planbar. Einen Gratis-Tarif in der n8n-Cloud gibt es nicht, dafür die kostenlose Community Edition, die du selbst auf einem Server betreibst. Was das für dich heißt: Bei kurzen Abläufen mit ein oder zwei Aktionen liegen die Werkzeuge nah beieinander. Je mehr Schritte ein Ablauf hat, desto teurer wird Zapier im Vergleich, und desto mehr spielt n8n seine Zählweise aus. Was die Fachbegriffe wie Auslöser, Webhook oder Schnittstelle bedeuten, erklärt unser Glossar.
100 Aufgaben bei Zapier reichen für etwa 50 Anfragen mit je zwei Aktionen. Ein Ablauf, der alle 15 Minuten nachsieht, schickt die Bestätigung an deinen Kunden im ungünstigen Fall eine Viertelstunde zu spät. Nutze den Gratis-Tarif, um einen Ablauf zu bauen und zu testen. Für den Alltag rechnest du mit dem bezahlten Tarif.
Durch jeden Ablauf fließen Kundendaten. Name, Mailadresse, Telefonnummer, Auftrag: Alles, was durch eine Automatisierung läuft, verarbeitet der Anbieter in deinem Auftrag. Art. 28 Abs. 1 DSGVO verlangt deshalb, dass du nur mit Dienstleistern arbeitest, „die hinreichend Garantien dafür bieten, dass geeignete technische und organisatorische Maßnahmen“ getroffen werden, und Art. 28 Abs. 3 verlangt einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Zapier schreibt auf seiner Datenschutzseite, dass die Daten auf Servern von Amazon Web Services in den USA liegen. Eine Speicherung nur in der EU bietet Zapier laut eigener Auskunft nicht an. Einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung stellt Zapier auf seiner Website bereit, Verträge anderer Firmen unterschreibt das Unternehmen nach eigener Angabe nicht. Die Übermittlung in die USA gehört dann in dein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten und in deine Datenschutzerklärung.
Make betreibt laut Hilfeseite zwei Standorte, USA und Europäische Union, und du wählst ihn beim Anlegen deiner Organisation. Achte darauf, hier die EU zu wählen. Eine Einschränkung nennt Make selbst: Nutzt du die eingebaute KI von Make mit Modellen von OpenAI, werden diese Anfragen auch in den EU-Zonen in den USA verarbeitet. n8n schreibt in den Fragen auf seiner Preisseite: „Bei gehosteten Tarifen werden die Daten innerhalb der EU gespeichert, auf Servern in Frankfurt.“ Betreibst du die Community Edition selbst, liegen die Daten dort, wo dein Server steht. Eine Grenze gilt überall: Schickt dein Ablauf Daten weiter an eine KI wie ChatGPT oder Claude, landen sie auch dort. Welche Tarife dafür geeignet sind, steht im Ratgeber Darf ich Kundendaten in ChatGPT eingeben? Das ist eine Einordnung, keine Rechtsberatung.
Die Community Edition von n8n kostet keine Lizenzgebühr. Dafür fehlen laut n8n-Dokumentation unter anderem das Teilen von Abläufen und Zugangsdaten im Team, die Anmeldung über Firmenkonten (SSO) und die Versionsverwaltung. Und jemand muss den Server aktuell halten. Hast du niemanden, der das zuverlässig macht, ist die n8n-Cloud in Frankfurt die bessere Wahl.
Für den ersten Ablauf planst du einen halben Tag ein, für das Testen eine Woche nebenbei. Das ist unser Erfahrungswert, keine feste Regel.
Eine Woche lang notieren, wann Daten von Hand von einem Programm ins andere wandern: Anfragen abtippen, Rechnungen weiterleiten, Termine übertragen. Daneben schreiben, wie oft das pro Woche passiert.
Nimm den Ablauf, der am häufigsten vorkommt und am wenigsten Ausnahmen hat. Nicht den kompliziertesten. Der erste Ablauf soll schnell funktionieren und Vertrauen schaffen.
Auslöser, jeder einzelne Schritt, jedes Programm, jede Bedingung. Zähl die Aktionen. Diese Zahl brauchst du für die Kosten, und das Blatt bleibt dir, auch wenn du später das Werkzeug wechselst.
Welche Daten fließen durch den Ablauf, und wo dürfen sie liegen? Bei Kundendaten wählst du ein Werkzeug mit EU-Standort oder einen eigenen Server, legst den Vertrag zur Auftragsverarbeitung ab und trägst die Verarbeitung in dein Verzeichnis nach Art. 30 DSGVO ein.
Aktionen mal Durchläufe im Monat für Zapier, Module mal Durchläufe für Make, nur Durchläufe für n8n. Dann den passenden Tarif suchen und mit Puffer von einem Drittel rechnen.
Den Ablauf im Gratis-Tarif oder in der Testphase bauen, mit erfundenen Testdaten wie „Kunde A“. Mindestens zehn Testläufe, auch mit fehlerhaften Eingaben wie einer leeren Telefonnummer.
Jedes Werkzeug kann dich benachrichtigen, wenn ein Lauf scheitert. Stell das auf eine Adresse, die wirklich gelesen wird. Ein Ablauf, der still kaputtgeht, ist schlimmer als gar keiner.
Erst dann in den bezahlten Tarif wechseln. Nach einem Monat Verbrauch, Fehler und gesparte Zeit vergleichen. Läuft es, kommt der nächste Ablauf von deiner Liste dran.
Die Tabelle zeigt die Tarife, die für kleine Betriebe in Frage kommen. Darunter steht ein Rechenbeispiel, denn erst mit deinem eigenen Ablauf wird der Vergleich ehrlich.
| Werkzeug und Tarif | Preis im Monat* | Enthalten | Datenstandort | Passt für |
|---|---|---|---|---|
| Zapier Free | 0,00 € | 100 Aufgaben, nur 2 Schritte, alle 15 Minuten | USA | Ausprobieren |
| Zapier Pro | rund 17,86 € (jährlich), rund 26,79 € (monatlich) | 750 Aufgaben, mehrere Schritte, alle 2 Minuten | USA | kurze Abläufe, schneller Start |
| Zapier Team | rund 61,65 € (jährlich) | 2.000 Aufgaben, bis 25 Nutzer, jede Minute | USA | Teams mit vielen Konten |
| Make Free | 0,00 € | 1.000 Credits, alle 15 Minuten | EU oder USA wählbar | Ausprobieren |
| Make Core | rund 10,72 € | 10.000 Credits, jede Minute | EU oder USA wählbar | günstiger Einstieg |
| Make Pro / Teams | rund 18,76 € / rund 33,95 € | 10.000 Credits, mehr Funktionen | EU oder USA wählbar | wachsende Betriebe |
| n8n Starter (Cloud) | 20,00 € (jährlich) | 2.500 Ausführungen | EU, Frankfurt | lange Abläufe, EU-Daten |
| n8n Pro (Cloud) | 50,00 € (jährlich) | 10.000 Ausführungen | EU, Frankfurt | viele Abläufe |
| n8n Community Edition | 0,00 € Lizenz, Server ab 5,49 € netto | unbegrenzt, ohne Team-Funktionen | dein eigener Server | Betriebe mit Technikpflege |
* Stand 10.11.2026, Listenpreise der Anbieter. Zapier und Make zeigen Preise in US-Dollar ohne Steuern, umgerechnet zum EZB-Kurs vom 09.11.2026 (1 € = 1,1193 USD). Zapier: 19,99 / 29,99 USD (Pro 750), 69 USD (Team 2.000, jährlich). Make: 12 / 21 / 38 USD, bei unserem Abruf zeigte die Preisseite für monatliche und jährliche Zahlung denselben Betrag. n8n zeigt bei Abruf aus Deutschland Euro-Preise bei jährlicher Zahlung, monatliche Preise wurden uns nicht angezeigt. Serverpreis: Hetzner Cloud, Einstiegsangebot ohne Mehrwertsteuer, nur als Beispiel. Den verbindlichen Betrag zeigt der Bezahlschritt.
Rechenbeispiel: Eine Anfrage aus dem Kontaktformular löst drei Aktionen aus: Kunde in die Kundenliste, Mail ans Team, Zeile in die Auftragstabelle. Bei 300 Anfragen im Monat sind das bei Zapier 900 Aufgaben, also der Pro-Tarif mit 1.500 Aufgaben für rund 34,84 € im Monat bei jährlicher Zahlung. Bei Make verbraucht jeder Durchlauf etwa vier Credits, zusammen rund 1.200, das passt in den Core-Tarif für rund 10,72 €. Bei n8n sind es 300 Ausführungen, das deckt der Starter-Tarif für 20,00 € ab. Selbst betrieben kostet n8n die Lizenz nichts, dazu kommt ein kleiner Server ab 5,49 € netto im Monat plus die Zeit für die Pflege. Das ist unsere eigene Rechnung mit den Listenpreisen vom 10.11.2026, dein Ablauf kann anders aussehen. Unsere Empfehlung: Wer ohne Technikkenntnisse in einer Stunde startklar sein will, nimmt Zapier und achtet auf die Zahl der Schritte. Wer günstig einsteigen und die Daten in der EU halten will, nimmt Make mit EU-Standort. Wer viele lange Abläufe plant oder Kundendaten in Deutschland halten muss, nimmt n8n. Wie Automatisierung mit einer Telefon-KI zusammenspielt, zeigt die Seite zu Lara, welcher KI-Assistent in einen Ablauf passt, vergleicht unser KI-Assistenten-Guide, und Vorlagen findest du unter Ressourcen. Wie ein Betrieb Abläufe Schritt für Schritt einführt, zeigen die Ratgeber KI im Handwerk und Social Media mit KI.
Das hängt am Ablauf und an den Daten. Zapier ist am leichtesten zu bedienen, rechnet aber jeden Schritt ab und speichert in den USA. Make ist im Einstieg am günstigsten und bietet einen EU-Standort. n8n rechnet nur ganze Durchläufe ab, die Cloud steht in Frankfurt, und selbst betrieben kostet die Software keine Lizenz. Für einen ersten Ablauf mit Kundendaten sind Make mit EU-Standort oder die n8n-Cloud meist die naheliegende Wahl.
Ein typischer Ablauf mit drei Aktionen und 300 Durchläufen im Monat kostet nach Listenpreisen vom 10.11.2026 bei Make rund 10,72 €, bei n8n 20,00 € und bei Zapier rund 34,84 € (jährliche Zahlung). Dazu kommt einmalig deine Zeit für Aufbau und Test.
Zapier stellt einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung bereit, speichert die Daten aber laut eigener Datenschutzseite in den USA und bietet keine Speicherung nur in der EU an. Wer Zapier für Kundendaten nutzt, muss die Übermittlung in die USA im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten und in der Datenschutzerklärung aufführen. Ob das für deine Daten passt, klärst du mit deinem Datenschutzbeauftragten. Keine Rechtsberatung.
Die Community Edition, die du selbst auf einem Server betreibst, kostet laut n8n keine Lizenz. Es fehlen aber Funktionen wie das Teilen von Abläufen im Team, die Anmeldung über Firmenkonten und die Versionsverwaltung. Dazu kommen Serverkosten und die Zeit für Updates und Sicherungen. Die n8n-Cloud kostet ab 20,00 € im Monat bei jährlicher Zahlung.
Ja, aber die Abläufe musst du im neuen Werkzeug neu bauen, ein direkter Umzug ist nicht vorgesehen. Deshalb lohnt es sich, jeden Ablauf auf Papier oder in einem Dokument festzuhalten: Auslöser, Schritte, Bedingungen. Dann ist der Umbau eine Sache von Stunden, nicht von Wochen.
Leg dir neben die Tastatur einen Zettel und mach eine Woche lang einen Strich, wann immer du Daten von einem Programm ins andere abtippst oder kopierst. Schreib dazu, um welchen Ablauf es geht. Am Freitag hast du deine Rangliste, und der Ablauf ganz oben ist deine erste Automatisierung. Wenn du wissen willst, welche Abläufe sich in deinem Betrieb wirklich lohnen: Der Potenzial-Check ist kostenlos.
Wir haben in unseren eigenen Betrieben beides ausprobiert. Den Belegeingang für unsere Buchhaltung haben wir zuerst mit n8n auf einem eigenen Server gebaut. Im September 2026 haben wir ihn auf Power Automate von Microsoft umgezogen, weil alle Rechnungen ohnehin in unseren Microsoft-365-Postfächern ankommen. Das Werkzeug ist also nicht für immer, der aufgeschriebene Ablauf schon. Den konnten wir mitnehmen.
Deshalb mein Rat: Fang nicht beim Werkzeug an, sondern beim Ablauf. Schreib auf, was genau passiert, von der Anfrage bis zur Bestätigung. Dann rechne ihn in allen drei Zählweisen durch und frag, wo die Daten liegen dürfen. Für die allermeisten kleinen Betriebe kostet die erste Automatisierung weniger als ein Mittagessen im Monat. Teuer wird es erst, wenn niemand weiß, was da eigentlich läuft.
Quellen und Preisstand (abgerufen am 10. November 2026): Zapier, Preise; Zapier-Hilfe, Zählweise der Aufgaben (inklusive Next Gen Zaps ab 01.12.2026); Zapier, Data Privacy Overview; Make, Preise; Make-Hilfe, Organisationen und Standorte; Make-Hilfe, KI-Anbieter und Datenzonen; n8n, Preise und Fragen (Euro-Preise bei Abruf aus Deutschland); n8n-Dokumentation, Community Edition; Hetzner Cloud, Preise als Beispiel für einen eigenen Server; Rechtstext DSGVO (EU) 2016/679, Art. 28 und 30. Dollarpreise umgerechnet zum Referenzkurs der Europäischen Zentralbank vom 09.11.2026 (1 € = 1,1193 USD), gerundet, ohne Steuern. Preise ändern sich, den verbindlichen Betrag zeigt der Bezahlschritt. Keine Rechtsberatung.
Welches Modell für welche Aufgabe, welche Tools wirklich zählen und wie du richtig promptest. Komplett lesbar, kein Download.
Jetzt gratis lesenIm kostenlosen Potenzial-Check schauen wir gemeinsam, welche Abläufe in deinem Betrieb jede Woche Zeit fressen, welches Werkzeug dazu passt und wo deine Daten bleiben. Was unsere Pakete kosten, steht unter Preise.