Vier von zehn Betrieben im Bauhauptgewerbe nutzen schon KI, vor drei Jahren war es nicht einmal jeder zehnte. Die meisten setzen sie nicht auf der Baustelle ein, sondern im Büro: beim Angebot, am Telefon, bei der Dokumentation. Hier sind die fünf Felder, die sich lohnen, die Werkzeuge mit Preisen in Euro, der Einstieg in acht Schritten und die Regeln, die du kennen musst.
Tagsüber auf der Baustelle, abends am Küchentisch: Angebote schreiben, Rückrufe abarbeiten, Fotos sortieren, Regieberichte tippen. Diese zweite Schicht kennt fast jeder Handwerksbetrieb, und genau dort setzt KI an. Sie verlegt keine Fliesen und tauscht keine Heizung, aber sie schreibt aus deiner Sprachnotiz einen sauberen Bericht, formuliert aus Stichpunkten ein Angebot und nimmt Anrufe an, wenn du auf der Leiter stehst. Dieser Ratgeber zeigt, wo sich das lohnt, was es kostet und wie du anfängst, ohne gleich die ganze Büroorganisation umzubauen. Alle Preise in Euro, Stand 27. Oktober 2026.
Die Zahlen zeigen, dass das Handwerk aufholt. Laut ifo Konjunkturumfrage vom Mai 2026 nutzen 54,5 Prozent aller Unternehmen in Deutschland KI, im Bauhauptgewerbe sind es 39,8 Prozent, nach 7,1 Prozent vor drei Jahren. Klaus Wohlrabe, der beim ifo die Umfragen leitet, sagt dazu: „Künstliche Intelligenz ist in der deutschen Wirtschaft endgültig in der Breite angekommen.“ Wo genau, das sind im Handwerk vor allem fünf Felder. Erstens: Angebote und Texte. Du gibst Stichpunkte, Aufmaß und deine Preisliste vor, die KI macht daraus einen lesbaren Angebotstext mit Leistungsbeschreibung. Die Zahlen kommen aus deiner Kalkulation, nicht aus der KI. Zweitens: Erreichbarkeit. Ein KI-Telefonassistent nimmt Anrufe an, wenn niemand kann, beantwortet Standardfragen und schreibt dir eine Notiz. Was das kostet, steht ausführlich im Ratgeber zum KI-Telefonassistenten.
Drittens: Baustellendokumentation. Du sprichst nach dem Termin zwei Minuten ins Handy, die KI macht daraus einen gegliederten Bericht mit Datum, ausgeführten Arbeiten, Material und offenen Punkten. Das ist das Feld, in dem viele Betriebe am schnellsten Zeit zurückbekommen, weil die Diktierfunktion in jedem gängigen KI-Assistenten steckt. Viertens: Kundenkommunikation. Antworten auf Anfragen, Terminbestätigungen, freundliche Zahlungserinnerungen, Antworten auf Google-Bewertungen. Die KI schreibt den Entwurf, du liest und schickst ab. Fünftens: Social Media und Website. Aus einem Vorher-Nachher-Foto und drei Sätzen entsteht ein Beitrag für Instagram oder Facebook, aus deinen Leistungen ein Text für die Website. Wer Mitarbeiter sucht, spart hier zusätzlich Zeit bei Stellenanzeigen. Wie du Anweisungen formulierst, damit dabei etwas Brauchbares herauskommt, zeigen unsere Prompts für den Arbeitsalltag.
Sprachmodelle schreiben gut, rechnen aber nicht verlässlich und kennen weder deine Einkaufspreise noch deine Stundensätze. Lass die KI nie Mengen, Preise oder Fristen erfinden. Gib ihr die Zahlen aus deiner Kalkulation oder Handwerkersoftware vor und lies jedes Angebot gegen, bevor es rausgeht. Ein schön formuliertes Angebot mit falscher Summe ist teurer als gar keins.
Erstens: KI-Kompetenz im Team. Artikel 4 der KI-Verordnung gilt seit dem 2. Februar 2025 und richtet sich nicht nur an Konzerne. Betreiber von KI-Systemen, also auch der Betrieb, der seinen Mitarbeitern einen KI-Assistenten gibt, müssen Maßnahmen ergreifen, damit diese über ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz verfügen, gemessen an Vorwissen, Ausbildung und Einsatzzweck. Ein bestimmtes Niveau schreibt das Gesetz nicht vor. Für einen Betrieb mit acht Leuten reicht in der Regel eine kurze Unterweisung: Was darf rein, was nicht, wer liest gegen. Schreib Datum und Teilnehmer auf, dann kannst du es später belegen. Zweitens: Kundendaten nur mit Vertrag. Name, Adresse, Telefonnummer, Fotos aus der Wohnung des Kunden sind personenbezogene Daten. Wer sie in einen KI-Dienst eingibt, braucht mit dem Anbieter einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Den gibt es bei den Business-Tarifen der großen Anbieter, bei privaten Konten in der Regel nicht.
Drittens: Transparenz, wo die KI selbst spricht. Nimmt ein KI-Assistent Anrufe an oder chattet auf deiner Website, muss der Kunde erfahren, dass er mit einer KI spricht. Das regelt Art. 50 der KI-Verordnung, Einzelheiten stehen in unserem Beitrag zur Kennzeichnungspflicht. Für Texte, die du selbst liest, freigibst und unter deinem Namen verschickst, gilt diese Pflicht in der Regel nicht. Dazu kommt das Urheberrecht: KI-Bilder für Werbung nur mit Werkzeugen, deren Bedingungen die gewerbliche Nutzung erlauben, und keine fremden Fotos als Vorlage. Wer tiefer einsteigen will, findet die Grundlagen im Guide zu KI, DSGVO und AI Act, Fachbegriffe im Glossar. Das hier ist eine Einordnung, keine Rechtsberatung.
Laut ifo nutzen 22,5 Prozent der Unternehmen ausschließlich kostenlose KI. Für Ideen, allgemeine Texte und Übungen ist das in Ordnung. Sobald aber Kundennamen, Adressen, Fotos aus Wohnungen oder Auftragsdetails ins Spiel kommen, gehört das in ein Konto mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Faustregel für das Team: Was du nicht auf eine Postkarte schreiben würdest, kommt nicht ins private KI-Konto.
Plane für die ersten fünf Schritte zwei bis drei Abende ein, verteilt auf zwei Wochen. Wichtiger als das Werkzeug ist die Reihenfolge: erst messen, dann wählen, dann Regeln, dann testen.
Eine Woche lang jeden Abend notieren, wie viel Zeit Angebote, Berichte, Mails und Telefon gekostet haben, und wie viele Anrufe verpasst wurden. Ohne diese Zahlen ist jede Werkzeugwahl Raten.
Nur einen Block angehen, den größten. Bei den meisten Betrieben sind das Angebote oder Baustellenberichte, bei vielen das Telefon.
Mit der Tabelle unten entscheiden. Für Kundendaten nur Tarife mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Den Vertrag abschließen und ablegen.
Preisliste, Textbausteine, zwei gute alte Angebote und dein Briefkopf als Vorlage hinterlegen. Je besser das Material, desto weniger musst du nachbessern.
Eine Seite reicht: wofür KI genutzt wird, welche Daten nie hineingehören, wer Angebote und Kundentexte gegenliest. Kurze Unterweisung machen und mit Datum dokumentieren, das deckt die KI-Kompetenz nach Art. 4 KI-Verordnung ab.
Die KI im Alltag einsetzen, nicht nur ausprobieren. Jeden Entwurf lesen, Fehler notieren und die Vorlagen nachschärfen.
Wenn die Stoppuhr-Woche viele verpasste Anrufe zeigt, als Nächstes einen Telefonassistenten testen. Der Kunde muss dabei erfahren, dass er mit einer KI spricht.
Stoppuhr-Woche wiederholen und vergleichen. Rechnet sich die gesparte Zeit, kommt der nächste Block dran. Wenn nicht, Abo kündigen, die meisten Tarife laufen monatlich.
Die meisten Betriebe brauchen am Anfang keine Spezialsoftware, sondern einen allgemeinen KI-Assistenten mit Firmenkonto. Wer ohnehin eine Handwerkersoftware für Angebote, Rechnungen und Zeiterfassung sucht, kann KI-Funktionen dort gleich mitnehmen. Und wenn das Telefon das größte Problem ist, lohnt sich ein eigener Telefonassistent. Wie Lara im Handwerk arbeitet, zeigt die Seite Lara für Handwerker, alle Pakete stehen unter Preise.
| Werkzeug | Preis im Monat* | Gut für | Vertrag nach Art. 28 DSGVO | Grenze |
|---|---|---|---|---|
| ChatGPT Plus (privat) | 23,00 € | Texte, Ideen, Fotos auswerten | nein, privater Tarif | keine Kundendaten |
| ChatGPT Business | 29,00 € je Nutzer (jährlich), 34,00 € (monatlich) | Angebote, Berichte, Mails im Team | ja | Preise ohne Kalkulation |
| Claude Pro (privat) | rund 17,88 € (20 USD), jährlich rund 15,19 € | lange Texte, Berichte, Auswertungen | nein, privater Tarif | keine Kundendaten |
| Claude Team | rund 22,35 € je Nutzer (25 USD), jährlich rund 17,88 € | Angebote, Berichte, Mails im Team | ja | Preise ohne Kalkulation |
| Plancraft Business (Handwerkersoftware) | 59,90 € (Jahresvertrag), 74,90 € (monatlich) | Angebote, Rechnungen, Zeiten; KI-Empfang mit 60 Minuten | beim Anbieter erfragen | Software-Umstieg nötig |
| Lara Starter (unser Angebot) | 79,00 € plus 99,00 € Einrichtung | Telefon, Termine, Rückrufnotizen | ja | nur Telefon, kein Büro |
* Preisstand 27.10.2026. Plancraft und Lara netto. Claude-Preise in US-Dollar ohne Steuern, umgerechnet zum EZB-Kurs vom 26.10.2026 (1 € = 1,1188 USD). ChatGPT-Preise laut Vodafone-Übersicht mit Stand 15.01.2026, weil die Preisseite von OpenAI den automatischen Abruf blockiert; ob sie Steuern enthalten, nennt die Übersicht nicht. Den verbindlichen Betrag zeigt der Bezahlschritt. Ob Plancraft einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung anbietet, nennt die Preisseite nicht, deshalb beim Anbieter erfragen.
Daran siehst du: Der Einstieg kostet weniger als eine Tankfüllung im Monat. Der Unterschied zwischen privatem und geschäftlichem Tarif liegt weniger im Preis als im Vertrag zur Auftragsverarbeitung und darin, dass Eingaben dort nach Angaben der Anbieter standardmäßig nicht zum Training genutzt werden. Wie KI-Assistenten grundsätzlich funktionieren und was sie unterscheidet, erklärt unser KI-Assistenten-Guide, Vorlagen und Checklisten findest du unter Ressourcen.
Für den Einstieg reicht ein KI-Assistent mit Firmenkonto, zum Beispiel ChatGPT Business für 29,00 € je Nutzer bei Jahreszahlung oder Claude Team für rund 17,88 € (20 USD) je Nutzer bei Jahreszahlung, Stand 27.10.2026. Handwerkersoftware mit KI-Funktionen startet bei Plancraft bei 59,90 € netto, ein KI-Telefonassistent wie Lara bei 79,00 € netto im Monat.
Nur, wenn du mit dem Anbieter einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO hast. Den bieten die Business-Tarife der großen Anbieter, private Konten in der Regel nicht. Ohne Vertrag Namen, Adressen und Fotos aus Wohnungen weglassen. Keine Rechtsberatung.
Ja, in angemessenem Umfang. Art. 4 der KI-Verordnung verlangt seit dem 2. Februar 2025, dass Betreiber von KI-Systemen für ausreichende KI-Kompetenz ihres Personals sorgen. Ein bestimmtes Niveau schreibt das Gesetz nicht vor. Für kleine Betriebe reicht meist eine dokumentierte Unterweisung mit klaren Regeln.
Nein, darauf solltest du dich nicht verlassen. KI-Modelle formulieren gut, rechnen aber nicht verlässlich und kennen deine Einkaufspreise und Stundensätze nicht. Lass die KI den Text schreiben und übernimm Mengen und Preise aus deiner Kalkulation oder Handwerkersoftware.
Für Angebote, Mails und Berichte, die du selbst liest, freigibst und verschickst, in der Regel nicht. Anders, wenn die KI selbst mit Kunden spricht, etwa am Telefon oder im Website-Chat: Dann muss der Kunde nach Art. 50 KI-Verordnung erfahren, dass er mit einer KI kommuniziert.
Das Mittelstand-Digital Zentrum Handwerk, das kostenfreie und anbieterneutrale Workshops angeboten hat, ist laut eigener Seite zum 30. Juni 2026 ausgelaufen. Frag bei deiner Handwerkskammer nach aktuellen Angeboten. Unser Potenzial-Check auf agreement-marketing.de ist ebenfalls kostenlos.
Schreib eine normale Woche lang jeden Abend auf, wie lange du für Büroarbeit gebraucht hast, aufgeteilt in Angebote, Berichte, Mails und Telefon. Daneben notierst du, wie viele Anrufe du verpasst hast. Am Ende der Woche siehst du, welcher Block am meisten Zeit frisst. Genau dort fängst du an, mit einem einzigen Werkzeug. Drei Stunden Büro pro Woche weniger sind im Jahr rund 150 Stunden, also fast vier Arbeitswochen. Wenn du die Rechnung lieber gemeinsam machst: Der Potenzial-Check ist kostenlos.
Ich habe unseren KI-Telefonassistenten Lara zuerst für die eigenen Läden gebaut, weil dort genau das passierte, was viele Handwerker kennen: Alle sind im Kundengespräch, das Telefon klingelt, und der Anrufer ist weg. Die Lehre daraus gilt für jeden Betrieb: Nicht die spannendste KI bringt am meisten, sondern die, die eine Arbeit übernimmt, die sonst abends liegen bleibt.
Mein Rat für den Einstieg: Fang nicht mit einer Software für alles an. Nimm die Stoppuhr-Woche, such dir den größten Zeitfresser heraus und löse genau den, mit einem Werkzeug, einer Regel fürs Team und einem Monat Test. Danach weißt du, ob es sich rechnet. Und wenn nicht, hast du für rund 18 bis 23 Euro gelernt, was KI kann und was nicht. Das ist günstiger als jede Fortbildung.
Quellen und Preisstand (abgerufen am 27. Oktober 2026): ifo Institut, „Mehr als die Hälfte der Unternehmen nutzt Künstliche Intelligenz“, 5. Juni 2026 (Umfrage Mai 2026); Anthropic, Claude Preise (Dollarpreise ohne Steuern); ChatGPT-Preise laut Vodafone-Ratgeber, Stand 15. Januar 2026, weil die Preisseite von OpenAI den automatischen Abruf blockiert; der verbindliche Betrag steht im Bezahlschritt; Plancraft, Preisseite (netto); Lara für Handwerker auf agreement-marketing.de (unser eigenes Angebot); Mittelstand-Digital Zentrum Handwerk (laut eigener Seite zum 30.06.2026 ausgelaufen). Umrechnung zum Referenzkurs der Europäischen Zentralbank vom 26.10.2026 (1 € = 1,1188 USD), gerundet. Rechtstexte: Art. 4 KI-Verordnung (EU) 2024/1689, Art. 50 KI-Verordnung, Art. 13 und 28 DSGVO. Preise ändern sich, vor dem Abschluss bitte beim Anbieter prüfen. Keine Rechtsberatung.
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Jetzt gratis lesen →Im kostenlosen Potenzial-Check schauen wir gemeinsam auf deine Büroarbeit, deine Anrufe und deine Abläufe. Danach weißt du, an welcher Stelle sich KI für dich zuerst rechnet und welche Stelle du besser so lässt, wie sie ist. Wenn KI für dich gerade nichts bringt, sagen wir dir das auch.