Ein Kunde schickt eine lange Beschwerde, und du willst schnell eine gute Antwort. Also kopierst du die Mail in ChatGPT, samt Name, Adresse und Auftragsnummer. Das ist der Moment, in dem die DSGVO mitliest. Hier steht, wann das erlaubt ist, welche Tarife du dafür brauchst, was sie kosten und wie du dein Team in acht Schritten sauber aufstellst.
Ja, du darfst Kundendaten mit KI verarbeiten. Aber nicht einfach so und nicht mit jedem Konto. Die DSGVO verbietet KI nicht, sie fragt nur das, was sie bei jedem anderen Dienstleister auch fragt: Wofür verarbeitest du die Daten, wer bekommt sie und ist das vertraglich abgesichert? Drei Bedingungen müssen zusammenkommen. Du nutzt einen Firmentarif statt eines Privatkontos. Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Und du gibst nur so viele Daten ein, wie die Aufgabe wirklich braucht. Fehlt eine davon, lass die Namen weg. Dieser Ratgeber erklärt alle drei, mit Gesetzestext, Tarifvergleich und Preisen in Euro, Stand 3. November 2026. Das ist eine Einordnung, keine Rechtsberatung.
Personenbezogen ist mehr, als du denkst. Art. 4 Nr. 1 DSGVO definiert personenbezogene Daten als „alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen“. Dazu gehören nicht nur Name und Adresse, sondern auch Telefonnummer, Kundennummer, Auftragsnummer, Kennzeichen, IP-Adresse oder die Beschreibung „der Zahnarzt aus der Hauptstraße mit dem roten Porsche“. Kopierst du eine Kundenmail in einen Chat, sind fast immer solche Daten dabei. Was die Fachbegriffe bedeuten, erklärt unser Glossar.
Der Anbieter wird dein Dienstleister. Nutzt du einen KI-Dienst für deine Kundenarbeit, verarbeitet der Anbieter die Daten in deinem Auftrag. Die Datenschutzkonferenz, das gemeinsame Gremium der deutschen Aufsichtsbehörden, schreibt dazu in ihrer Orientierungshilfe vom 6. Mai 2024, dann bestehe „häufig ein Auftragsverarbeitungsverhältnis gemäß Art. 28 f. DS-GVO“, mit der Folge, dass eine Vereinbarung nach Art. 28 Abs. 3 abzuschließen ist. Art. 28 Abs. 1 DSGVO verlangt, dass du nur mit Auftragsverarbeitern arbeitest, „die hinreichend Garantien dafür bieten, dass geeignete technische und organisatorische Maßnahmen“ getroffen werden. Genau hier trennen sich die Tarife. Die Firmentarife der großen Anbieter laufen unter gewerblichen Bedingungen mit einem solchen Vertrag. Die Privattarife nicht. Bei Anthropic etwa gelten die Verbraucherbedingungen für Free, Pro und Max, während Team und Enterprise unter die gewerblichen Bedingungen fallen, in die der Vertrag zur Auftragsverarbeitung samt EU-Standardvertragsklauseln automatisch eingebunden ist. Bei OpenAI sind ChatGPT Business, Enterprise und die Programmierschnittstelle die Produkte, für die das Unternehmen einen solchen Vertrag anbietet.
Viele glauben, das Abschalten der Option „Modell für alle verbessern“ mache ein Privatkonto fit für Kundendaten. Das stimmt nicht. Die Einstellung regelt nur, ob der Anbieter deine Eingaben zum Training nutzt. Sie ersetzt weder den Vertrag nach Art. 28 noch die Frage, wer im Konto mitliest und wie lange gespeichert wird. Bei Anthropic etwa gilt für Privatkonten seit dem 28. August 2025: Wer das Training erlaubt, dessen Daten werden bis zu fünf Jahre aufbewahrt, sonst 30 Tage.
Besondere Kategorien. Art. 9 Abs. 1 DSGVO untersagt grundsätzlich die Verarbeitung von Gesundheitsdaten, genetischen und biometrischen Daten, Angaben zu religiöser Überzeugung, Gewerkschaftszugehörigkeit oder sexueller Orientierung. Ausnahmen gibt es, aber sie sind eng. Für einen kleinen Betrieb heißt das praktisch: Atteste, Befunde, Krankmeldungen, Fotos von Verletzungen oder Angaben zur Pflegestufe haben in einem Cloud-Chat nichts verloren, auch nicht im Firmentarif. Gleiches gilt für Ausweiskopien, Kontodaten und Zugangsdaten, die zwar nicht unter Art. 9 fallen, deren Verlust aber besonders teuer wird. Berufsgeheimnisse. Wer als Arzt, Zahnarzt, Physiotherapeut, Anwalt oder Steuerberater arbeitet, unterliegt zusätzlich § 203 StGB. Ein Geheimnis an einen externen Dienstleister weiterzugeben ist nur in den Grenzen von § 203 Abs. 3 und 4 StGB zulässig, unter anderem mit einer Verpflichtung zur Verschwiegenheit. Ob ein Standardvertrag eines KI-Anbieters das abdeckt, klärst du vorher mit deiner Kammer oder deinem Datenschutzbeauftragten.
Keine Entscheidung durch die KI. Art. 22 Abs. 1 DSGVO gibt jeder Person das Recht, keiner ausschließlich automatisierten Entscheidung mit rechtlicher Wirkung unterworfen zu werden. Lässt du die KI Bewerbungen sortieren oder Kreditwürdigkeit einschätzen, muss am Ende ein Mensch wirklich entscheiden. Die Datenschutzkonferenz stellt klar, dass eine nur formelle Beteiligung eines Menschen nicht reicht. Transparenz. Nutzt du KI für Kundendaten, gehört das in dein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO und mit Empfänger in die Datenschutzerklärung nach Art. 13. Und wer Kunden per Chat oder Telefon direkt mit einer KI sprechen lässt, muss nach Art. 50 Abs. 1 KI-Verordnung darauf hinweisen, sofern es nicht offensichtlich ist. Wie das bei einer Telefonassistentin funktioniert, zeigt die Seite zu Lara. Was droht. Verstöße gegen die Pflichten nach Art. 28 können nach Art. 83 Abs. 4 DSGVO mit bis zu 10 Millionen Euro oder 2 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes geahndet werden, je nachdem, welcher Betrag höher ist. Realistischer für kleine Betriebe sind Ärger mit Kunden, Abmahnungen und ein Brief der Aufsicht nach einer Beschwerde.
Der Firmentarif ist die Voraussetzung, nicht die Lösung. Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung muss tatsächlich gelten, die Einstellungen müssen stimmen, und dein Team muss wissen, was rein darf. Prüfe außerdem neue Zusatzfunktionen, bevor du sie einschaltest: Anbindungen an dein Postfach, deinen Kalender oder deine Ablage geben der KI Zugriff auf weit mehr Kundendaten als ein einzelner Chat.
Die Schritte eins bis sechs machst du einmal, das dauert je nach Betriebsgröße einen halben bis einen ganzen Tag. Die Schritte sieben und acht begleiten dich dauerhaft. Das ist unser Erfahrungswert, kein gesetzlicher Ablauf.
Frag ohne Vorwurf, wer welche KI mit welchem Konto nutzt. Diese Liste ist dein Ausgangspunkt.
Grün: keine Personendaten, etwa Werbetexte, Ideen, Vorlagen. Gelb: normale Kundendaten wie Name, Adresse, Auftrag. Rot: Gesundheitsdaten, Berufsgeheimnisse, Ausweise, Kontodaten, Passwörter. Rot bleibt draußen, gelb nur im Firmentarif.
Für alle, die mit gelben Daten arbeiten, ein Firmenkonto anlegen: ChatGPT Business, Claude Team, Gemini in Google Workspace oder ein vergleichbarer Tarif. Die Datenschutzkonferenz empfiehlt Funktionsadressen des Betriebs statt privater Konten und Geräte.
Bei Anthropic ist er Teil der gewerblichen Bedingungen, bei OpenAI und Google wird er im Verwaltungsbereich oder über die Vertragsseite abgeschlossen. Lade ihn als PDF herunter, lege ihn ab und prüfe, wie die Übermittlung in Länder außerhalb der EU geregelt ist, meist über Standardvertragsklauseln.
Training mit deinen Daten aus, wo es eine Wahl gibt. Aufbewahrung so kurz wie praktikabel. Anbindungen an Postfach, Kalender und Ablage nur einschalten, wenn du sie brauchst und weißt, was die KI dann sieht.
Den KI-Dienst als Verarbeitung in dein Verzeichnis nach Art. 30 DSGVO aufnehmen und als Empfänger in die Datenschutzerklärung schreiben. Hast du einen Datenschutzbeauftragten, bezieh ihn jetzt ein, nicht nach dem ersten Vorfall.
Was darf rein, was nicht, welches Konto wofür, wer ist Ansprechpartner. Dazu eine kurze Einweisung. Art. 4 KI-Verordnung zur KI-Kompetenz wurde mit der Verordnung (EU) 2026/1744 neu gefasst und abgeschwächt, eine Unterweisung bleibt trotzdem der beste Schutz vor Fehlern.
Gewöhn dir und dem Team an, Namen und Nummern vor dem Einfügen zu ersetzen: „Kunde A, Auftrag 1“ statt echter Daten. Die Antwort der KI ist genauso gut, und echte Daten setzt du am Ende selbst ein. Ergebnisse prüfst du immer, bevor sie an Kunden gehen.
Die Tabelle zeigt die gängigen Assistenten im Vergleich, getrennt nach Privat- und Firmentarif. Entscheidend sind die Spalten Training und Vertrag.
| Tarif | Preis im Monat* | Training mit deinen Eingaben | Vertrag nach Art. 28 | Für Kundendaten? |
|---|---|---|---|---|
| ChatGPT Free, Go, Plus, Pro | 0,00 € bis Plus 23,00 € | ja, Abmeldung möglich | nein, Privattarif | nein |
| ChatGPT Business | 29,00 € je Nutzer (jährlich), 34,00 € (monatlich) | standardmäßig nein | ja, von OpenAI angeboten | ja, nach Prüfung |
| Claude Free, Pro, Max | 0,00 € bis Pro rund 17,83 € (20 USD) | Abmeldung möglich (Opt-out) | nein, Verbraucherbedingungen | nein |
| Claude Team | rund 22,29 € je Nutzer (25 USD), jährlich rund 17,83 € | standardmäßig nein | ja, Teil der gewerblichen Bedingungen | ja, nach Prüfung |
| Gemini in Google Workspace | ab rund 6,24 € je Nutzer (7 USD, Business Starter) | nein, ohne deine Erlaubnis | ja, Zusatz zur Cloud-Datenverarbeitung | ja, nach Prüfung |
| Mistral Le Chat Pro, Team | rund 13,36 € / rund 22,28 € je Nutzer (14,99 / 24,99 USD) | laut Preisseite Abmeldung (Opt-out), auch bei Team | von uns nicht geprüft | erst nach eigener Prüfung |
* Stand 03.11.2026. Dollarpreise ohne Steuern, umgerechnet zum EZB-Kurs vom 02.11.2026 (1 € = 1,1216 USD). ChatGPT-Preise laut Vodafone-Übersicht mit Stand 15.01.2026, weil die Preisseite ihre Beträge nicht für den automatischen Abruf ausliefert. Die Workspace-Preise zeigte Google bei unserem Abruf in US-Dollar. „Nach Prüfung“ heißt: Vertrag ablegen, Einstellungen setzen, Ampel einhalten. Rote Daten sind in keinem Tarif vorgesehen.
Für die meisten kleinen Betriebe reicht ein Firmentarif für alle, die mit Kundendaten arbeiten. Wer ohnehin Google Workspace für Mail und Kalender nutzt, hat Gemini oft schon im Paket und unter denselben Bedingungen. Wer vor allem Texte ohne Personenbezug schreibt, kommt auch mit einem Privattarif aus, solange die Ampel-Regel gilt. Welcher Assistent was am besten kann, vergleicht unser KI-Assistenten-Guide, Vorlagen und Checklisten findest du unter Ressourcen. Wie die Einführung in einer ganzen Branche aussieht, zeigt der Ratgeber KI im Handwerk, und warum auch eine Telefon-KI einen Vertrag braucht, steht im Ratgeber zum KI-Telefonassistenten.
Im privaten Tarif (Free, Go, Plus, Pro) nicht, denn dafür gibt es keinen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Mit ChatGPT Business oder Enterprise ist es möglich, wenn der Vertrag abgeschlossen, das Konto richtig eingestellt und die Verarbeitung im Verzeichnis und in der Datenschutzerklärung erfasst ist. Gesundheitsdaten und Berufsgeheimnisse bleiben trotzdem draußen. Keine Rechtsberatung.
Nein. Die Einstellung regelt nur, ob der Anbieter deine Eingaben zum Training verwendet. Sie ersetzt nicht den Vertrag zur Auftragsverarbeitung, den die DSGVO bei Dienstleistern verlangt, die Daten in deinem Auftrag verarbeiten.
Ja, einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Bei Anthropic ist er für Claude Team und Enterprise automatisch Teil der gewerblichen Bedingungen, OpenAI bietet ihn für seine Business-Produkte an, Google regelt Gemini in Workspace über den Zusatz zur Cloud-Datenverarbeitung. Lade das Dokument herunter und lege es zu deinen Datenschutzunterlagen.
Neben der DSGVO gilt § 203 StGB. Patienten- und Mandantengeheimnisse dürfen an externe Dienstleister nur in den engen Grenzen von § 203 Abs. 3 und 4 StGB weitergegeben werden, unter anderem mit Verschwiegenheitsverpflichtung. Gesundheitsdaten sind zudem nach Art. 9 DSGVO besonders geschützt. Kläre den Einsatz vorher mit Kammer oder Datenschutzbeauftragtem.
Verarbeitest du Kundendaten mit einem KI-Dienst, gehört der Anbieter als Empfänger in deine Datenschutzerklärung nach Art. 13 DSGVO. Sprechen Kunden direkt mit einer KI, etwa per Chat oder Telefon, verlangt Art. 50 Abs. 1 KI-Verordnung einen Hinweis darauf, sofern es nicht offensichtlich ist.
Keine Panik, aber handeln: Betroffene Chats im Privatkonto löschen, ab sofort auf Firmentarif und Ampel umstellen und prüfen, ob ein meldepflichtiger Vorfall nach Art. 33 DSGVO vorliegt, also ein Risiko für die betroffenen Personen. Im Zweifel fragst du deinen Datenschutzbeauftragten oder einen Anwalt.
Frag heute dein Team: Welche KI nutzt ihr, mit welchem Konto, und was habt ihr da schon reinkopiert? Schreib die Antworten auf eine Seite, ohne Vorwurf. Daneben kommen drei Spalten: grün, gelb, rot. In zwanzig Minuten weißt du, ob du ein Problem hast und welches. Wenn du wissen willst, wo sich KI in deinem Betrieb rechnet und wie du sie dabei sauber aufstellst: Der Potenzial-Check ist kostenlos.
In unseren Handyläden sind Verträge und Kundendaten der Kern des Vertrauens. Deshalb ist unser Ziel klar: Alles, was Kundendaten enthält, soll auf eigenen Servern in Deutschland laufen statt bei einem KI-Anbieter in der Cloud. Rechnungen, die Kunden für einen Tarifcheck hochladen, liest bei uns heute schon ein KI-Modell auf unserem eigenen Server aus. Für Texte, Ideen und Werbung ohne Personenbezug nutzen wir die großen Cloud-Dienste ganz normal.
Du musst nicht gleich einen eigenen Server aufstellen. Aber die Grenze zwischen „hier dürfen Kundendaten rein“ und „hier nicht“ solltest du ziehen, bevor es dein Team ohne dich tut. Ein Firmentarif kostet weniger als eine Stunde Ärger mit einem verärgerten Kunden. Und die meisten Aufgaben, für die du KI wirklich brauchst, funktionieren auch mit „Herr X“ statt mit dem echten Namen.
Quellen und Preisstand (abgerufen am 3. November 2026): Rechtstexte DSGVO (EU) 2016/679, Art. 4 Nr. 1, 6, 9, 13, 22, 28, 30, 44 ff. und 83; § 203 StGB; Art. 50 KI-Verordnung; Neufassung von Art. 4 KI-VO durch die Verordnung (EU) 2026/1744. Datenschutzkonferenz, Orientierungshilfe KI und Datenschutz, 06.05.2024 (Randnummern 12, 24, 32, 42, 43). Anbieter: OpenAI, Business data privacy; ChatGPT, Pläne und Preise (Trainingsangaben je Tarif); ChatGPT-Preise laut Vodafone-Ratgeber, Stand 15.01.2026, weil die Preisseite ihre Beträge nicht für den automatischen Abruf ausliefert; Claude, Preise; Anthropic, Änderung der Verbraucherbedingungen vom 28.08.2025; Anthropic, Hilfe zum Vertrag zur Auftragsverarbeitung; Google, Privacy Hub für generative KI in Workspace; Google Workspace, Preise (bei unserem Abruf in US-Dollar ohne Steuern angezeigt); Mistral, Preise. Umrechnung zum Referenzkurs der Europäischen Zentralbank vom 02.11.2026 (1 € = 1,1216 USD), gerundet. Preise ändern sich, den verbindlichen Betrag zeigt der Bezahlschritt. Keine Rechtsberatung.
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