Zwischen 0,00 € und mehreren hundert Euro im Monat ist alles drin. Der Preis hängt weniger an der Technik als an zwei Fragen: Wie viele Anrufe verpasst du wirklich, und was soll am anderen Ende passieren? Hier sind fünf Wege im Vergleich, ein Rechenbeispiel, die Einrichtung in acht Schritten und die Rechtslage.
Du stehst auf der Leiter, hast einen Kunden vor dir oder einfach Feierabend, und das Telefon klingelt ins Leere. Ein Teil dieser Anrufer versucht es später noch einmal. Der andere Teil ruft beim Nächsten an. Ein KI-Telefonassistent nimmt solche Anrufe an, beantwortet Standardfragen, trägt Termine ein und schickt dir eine Notiz. Klingt teuer, ist es oft nicht. Bevor du aber Preise vergleichst, lohnt sich ein Blick darauf, welche Wege es überhaupt gibt und welcher zu deinem Betrieb passt. Genau darum geht es in diesem Ratgeber, mit allen Preisen in Euro und dem Stand vom 23. Oktober 2026.
Weg 1: Anrufbeantworter oder Mailbox. Steckt meist schon im Router oder im Telefonvertrag und kostet nichts extra. Das Problem kennst du: Viele Anrufer sprechen nicht drauf, und wer draufspricht, wartet auf deinen Rückruf. Weg 2: Menschlicher Telefonservice. Ein Sekretariatsdienst nimmt in deinem Namen ab und schickt dir eine Notiz. Das klingt am persönlichsten, wird aber pro Anruf abgerechnet. Beim Anbieter ebuero kostet der Einsteigertarif zum Beispiel 59,90 € im Monat plus 1,39 € je angenommenem Anruf und 1,39 € je angefangener Bearbeitungsminute, alles netto. Weg 3: Fertiger KI-Dienst zum Selbsteinrichten. Du buchst online, lädst deine Infos hoch und richtest eine Rufumleitung ein. Ein Beispiel aus Deutschland ist fonio.ai mit 119,00 € im Monat für 1.000 Minuten (99,00 € bei Jahreszahlung), jede weitere Minute 0,15 €.
Weg 4: Eingerichteter KI-Assistent mit Betreuung. Jemand baut dir den Assistenten mit deinen Öffnungszeiten, Preisen, Kalender und deinem Ton, und kümmert sich, wenn etwas hakt. So arbeiten wir mit Lara: Das Starter-Paket kostet 49,00 € im Monat mit 150 Gesprächsminuten, plus 99,00 € Einrichtung (entfällt bei Jahreszahlung), danach 0,19 € je Minute. Das ist unser eigenes Angebot, deshalb steht es hier offen als solches da. Weg 5: Selbstbau. Wer technisch fit ist, baut sich einen Sprachagenten aus Bausteinen. Mistral nennt für seine Voice-Agent-Schnittstelle 0,04 US-Dollar je Minute (rund 0,04 €), ElevenLabs 0,08 US-Dollar je Minute (rund 0,07 €) plus Sprachmodell. Dazu kommen ein Telefonanschluss über SIP, also Internettelefonie, und vor allem deine Zeit für Aufbau, Tests und Pflege. Wie die Bausteine zusammenspielen, erklärt unser KI-Assistenten-Guide.
Die günstigsten Minutenpreise stehen beim Selbstbau. Nur rechnen die Hersteller dort in Dollar, ohne Telefonie, ohne Einrichtung und ohne die Stunden, in denen du Gesprächsabläufe testest, Fehler suchst und nach jedem Modellwechsel nachbesserst. Für einen Betrieb mit zehn Mitarbeitern, der Brötchen backt oder Heizungen baut, ist das selten die günstigste Lösung. Rechne deine eigene Stunde mit, dann sieht der Vergleich anders aus.
Erstens: Der Anrufer muss wissen, dass er mit einer KI spricht. Artikel 50 Absatz 1 der KI-Verordnung beginnt mit dem Satz: „Die Anbieter stellen sicher, dass KI-Systeme, die für die direkte Interaktion mit natürlichen Personen bestimmt sind,“ so gebaut werden, dass die Menschen erfahren, dass sie mit einem KI-System sprechen, es sei denn, das ist offensichtlich. Die Pflicht gilt seit dem 2. August 2026 und richtet sich zuerst an den Anbieter der Technik. Für dich als Betrieb ist die einfachste Lösung ein Satz in der Begrüßung: „Hier ist die digitale Assistentin der Bäckerei Muster.“ Damit ist die Sache klar, und die meisten Anrufer finden das völlig in Ordnung. Zweitens: Aufnehmen nur mit Einwilligung. § 201 Absatz 1 Nr. 1 StGB stellt unter Strafe, wer „unbefugt“ „das nichtöffentlich gesprochene Wort eines anderen auf einen Tonträger aufnimmt“. Eine Gesprächsnotiz ist etwas anderes als ein Mitschnitt. Wenn dein Dienst den Ton speichert, brauchst du eine klare Ansage und Einwilligung, sonst schalte das Speichern ab.
Drittens: Datenschutz wie bei jedem Dienstleister. Der Assistent verarbeitet Namen, Telefonnummern und Anliegen. Damit brauchst du mit dem Anbieter einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, eine Information der Anrufer nach Art. 13 DSGVO (kurzer Hinweis in der Ansage, ausführlich in der Datenschutzerklärung) und ein Wissen darüber, wo die Daten liegen. Frag beim Anbieter nach Serverstandort, Speicherdauer der Notizen und ob Gesprächsinhalte zum Training von Modellen genutzt werden. Bei Lara laufen die Daten über deutsche Server mit Auftragsverarbeitung, die Einzelheiten stehen in den Vertragsunterlagen. Begriffe wie Auftragsverarbeitung erklärt unser Glossar. Das hier ist eine Einordnung, keine Rechtsberatung. Bei Praxen, Kanzleien und allem mit Gesundheitsdaten gelten strengere Regeln, dort lohnt ein Blick des Datenschutzbeauftragten.
Ein Telefonassistent darf Termine annehmen, Öffnungszeiten nennen und Rückrufe notieren. Er sollte keine verbindlichen Preise zusagen, keine Reklamationen entscheiden und bei echten Notfällen nicht der einzige Weg sein. Wer einen Notdienst anbietet, Heizungsausfall im Januar, Wasserrohrbruch, Schmerzpatient, legt dafür eine Weiterleitung auf ein Handy fest. Das schreibst du dem Assistenten als feste Regel ins Drehbuch.
Egal welchen Weg du wählst, die Reihenfolge ist immer dieselbe. Plane für die Schritte 1 bis 5 etwa zwei Stunden ein, verteilt auf eine Woche. Die Pflichtangaben aus Schritt 5 erklärt unser Beitrag zur Kennzeichnungspflicht für KI.
Eine normale Woche lang die Anrufliste auswerten: angenommen, verpasst, Uhrzeit. Ohne diese Zahl ist jeder Preisvergleich Raten.
Die zehn häufigsten Fragen aufschreiben: Öffnungszeiten, Termin, Preis für X, Wo ist mein Auftrag, Rückruf bitte. Daraus wird das Wissen des Assistenten.
Drei Dinge, die der Assistent erledigen darf (zum Beispiel Auskunft, Termin, Rückrufnotiz), und drei, die er nie tut (verbindliche Preise, Reklamationen entscheiden, Gesundheitsfragen beantworten).
Mit der Tabelle unten entscheiden: selbst einrichten, einrichten lassen oder selbst bauen. Vorher Vertrag zur Auftragsverarbeitung, Serverstandort und Speicherdauer klären.
Erster Satz mit KI-Hinweis und Firmennamen, kurzer Datenschutzhinweis, dann sofort die Frage nach dem Anliegen. Kein Menü mit „Drücken Sie die Eins“.
Im Router, in der Telefonanlage oder beim Netzbetreiber: Weiterleitung bei Besetzt, nach etwa 20 Sekunden ohne Annahme und außerhalb der Öffnungszeiten. Deine Nummer bleibt dieselbe. Ob die Weiterleitung extra kostet, steht in deinem Telefonvertrag.
Selbst anrufen, Familie und Mitarbeiter anrufen lassen, schwierige Fälle durchspielen (Dialekt, Hintergrundlärm, Notfall). Jede Gesprächsnotiz lesen und das Wissen nachschärfen.
Wie viele Anrufe hat der Assistent angenommen, wie viele Termine sind daraus entstanden, gab es Beschwerden? Erst dann über ein größeres Paket oder weitere Kanäle wie WhatsApp entscheiden.
Dieselbe Rechnung für alle fünf Wege: ein Betrieb mit 200 Anrufen im Monat, jeder dauert zwei Minuten. Das ist eine typische Größe für einen Handwerksbetrieb, eine kleine Praxis oder einen Laden. Wie Lara im Handwerk arbeitet, zeigt die Seite Lara für Handwerker, alle Pakete stehen unter Preise.
| Weg | Kosten im Beispiel* | Einrichtung | Stärke | Schwäche |
|---|---|---|---|---|
| Anrufbeantworter | 0,00 € | Minuten | kostet nichts | viele sprechen nicht drauf |
| Telefonservice (ebuero Einsteiger) | ab 337,90 € + Bearbeitungsminuten | Tage | echter Mensch | teuer je Anruf |
| KI-Dienst selbst einrichten (fonio.ai Solo) | 119,00 € | Stunden | viele Minuten inklusive | Einrichtung liegt bei dir |
| KI-Assistent eingerichtet (Lara Business) | 99,00 € | Tage, wir richten ein | feste Betreuung, eigener Charakter | weniger Minuten als große Pakete |
| Selbstbau (Mistral Voice-Agent) | rund 14,28 € + Telefonie + deine Zeit | Wochen | volle Kontrolle | Technik, Pflege, Haftung bei dir |
* Beispiel: 200 Anrufe im Monat mit je 2 Minuten, also 400 Gesprächsminuten, Preise netto, Stand 23.10.2026. Telefonservice: 59,90 € Grundgebühr plus 200 × 1,39 € je Anruf, die Bearbeitungsminuten kommen dazu. Lara Starter läge bei 49,00 € plus 250 Zusatzminuten × 0,19 € = 96,50 €, Business mit 500 Minuten bei 99,00 €. Selbstbau: 400 × 0,04 USD = 16,00 USD, umgerechnet rund 14,28 €, ohne Telefonanschluss und Arbeitszeit.
Daran siehst du: Ab einigen Dutzend Anrufen im Monat ist der menschliche Telefonservice die teuerste Lösung, dafür die persönlichste. Die KI-Pakete liegen nah beieinander, der Unterschied steckt in der Einrichtung und darin, wer sich kümmert, wenn ein Gespräch schiefläuft. Wer tiefer in Datenschutzfragen einsteigen will, findet die Grundlagen im Guide zu KI, DSGVO und AI Act, Vorlagen und Checklisten unter Ressourcen.
Für kleine Betriebe liegen fertige Pakete meist zwischen rund 50 und 120 € netto im Monat, Stand 23.10.2026. Lara Starter kostet 49,00 € mit 150 Minuten, fonio.ai Solo 119,00 € mit 1.000 Minuten. Dazu kommen je nach Anbieter eine Einrichtungsgebühr und Zusatzminuten.
Ja. Nach Art. 50 Abs. 1 der KI-Verordnung müssen Menschen erfahren, dass sie mit einem KI-System sprechen, sofern es nicht offensichtlich ist. Die Pflicht gilt seit dem 2. August 2026. Ein Satz in der Begrüßung reicht.
Nur mit Einwilligung. § 201 StGB stellt das unbefugte Aufnehmen des nichtöffentlich gesprochenen Wortes unter Strafe. Gesprächsnotizen ohne Tonmitschnitt sind der übliche Weg. Keine Rechtsberatung.
Nein. Du richtest in deinem Router, deiner Telefonanlage oder beim Netzbetreiber eine Rufumleitung ein, zum Beispiel bei Besetzt, nach 20 Sekunden ohne Annahme oder außerhalb der Öffnungszeiten. Deine Kunden wählen weiter deine bekannte Nummer.
Oft gerade dort, weil niemand sonst ans Telefon geht. Zähl eine Woche lang die verpassten Anrufe und multipliziere mit deinem durchschnittlichen Auftragswert. Holt der Assistent einen Auftrag im Monat zurück, ist ein kleines Paket meist bezahlt.
Ein guter Assistent nimmt dann eine Rückrufnotiz mit Name, Nummer und Anliegen auf und schickt sie dir sofort. Für Notfälle legst du eine feste Weiterleitung auf ein Handy fest.
Schau in die Anrufliste deines Routers oder deiner Telefonanlage und zähle eine normale Woche lang: Wie viele Anrufe kamen, wie viele wurden nicht angenommen, und zu welchen Uhrzeiten? Schreib daneben, was ein Auftrag bei dir im Schnitt wert ist. Fünf verpasste Anrufe in der Woche mal ein Auftragswert von 200 € ergeben eine Zahl, mit der du jedes Angebot oben vergleichen kannst. Liegt die Zahl unter dem Monatspreis, reicht die Mailbox. Liegt sie deutlich darüber, rechnet sich ein Assistent schon mit einem einzigen gewonnenen Auftrag. Wenn du die Rechnung lieber mit uns machst: Der Potenzial-Check ist kostenlos.
Ich habe Lara zuerst für unser eigenes Unternehmen gebaut, weil in unseren Läden genau das passierte, was ich oben beschreibe: Das Telefon klingelt, alle sind im Kundengespräch, und der Anrufer ist weg. Die größte Überraschung war nicht die Technik, sondern wie wenig Anrufer sich an einer KI stören, wenn sie offen sagt, wer sie ist, und das Anliegen schnell erledigt.
Mein Rat: Kauf keinen Telefonassistenten, weil er modern ist. Kauf ihn, wenn du deine verpassten Anrufe gezählt hast und die Rechnung aufgeht. Fang klein an, mit einem Paket für wenige Minuten, einer klaren Begrüßung und drei Dingen, die der Assistent erledigen darf. Erweitern kannst du später immer noch. Und wer sich gegen KI entscheidet, hat mit der gezählten Woche trotzdem gewonnen: Er weiß endlich, wann sein Telefon klingelt.
Quellen und Preisstand (alle abgerufen am 23. Oktober 2026, Preise netto): ebuero, Preisseite Telefonsekretariat (die Seite nennt als Stand ihrer Preisliste den 28.03.2024); fonio.ai, Preisseite; Lara, Preise auf agreement-marketing.de (unser eigenes Angebot); Mistral, Voxtral 3 (Voice-Agent-API 0,04 bzw. 0,08 USD je Minute); ElevenLabs, API-Preise. Umrechnung zum Referenzkurs der Europäischen Zentralbank vom 22.10.2026 (1 € = 1,1205 USD), gerundet. Rechtstexte: Art. 50 KI-Verordnung (EU) 2024/1689, § 201 StGB, Art. 13 und 28 DSGVO. Preise ändern sich, vor dem Abschluss bitte beim Anbieter prüfen. Keine Rechtsberatung.
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